1. Información general
La Fundación Roberto Michelsen Lombana y la Fundación Carlos Michelsen y Antonia de Michelsen, identificadas respectivamente con NIT 860.045.104-1 y 860.017.786-5, domiciliadas en Bogotá D.C., con oficinas principales en la Calle 73 # 10-10, Oficina 210 y teléfono 2170485-2492265. Las Fundaciones, están comprometidas con la protección de la privacidad y de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables de Tratamiento de la información (los “Datos Personales”), a la cual tengan acceso en el marco de sus actividades. Las Fundaciones reciben, recolectan, utilizan, administran, analizan, segmentan, indexan, transmiten, transfieren, almacenan y, en general, procesan Datos Personales, tales como los de identificación (por ejemplo, nombre, cédula y edad), de contacto (por ejemplo, teléfono, correo electrónico y dirección) e información financiera, entre otros, información que podrá ser obtenida en el curso y para la realización de sus actividades.
2. Ámbito de aplicación de esta Política
La presente Política de Tratamiento de la Información de las Fundaciones, está dirigida a estudiantes, beneficiarios, socios, proveedores, trabajadores, colaboradores, contratistas y, en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por las Fundaciones, y tiene la finalidad de describir los mecanismos y procedimientos para proteger esos derechos; identificar al (a los) encargado(s) de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales; y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento a los cuales se someterán los Datos Personales, como parte de las actividades de las Fundaciones.
Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por las Fundaciones, sus trabajadores, contratistas, créditos educativos, becados y, en lo que corresponda, aquellos terceros que las Fundaciones contraten para realizar la totalidad o parte de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de los Datos Personales.
La Política se aplicará a los terceros con quienes las Fundaciones eventualmente suscriban contratos de Transmisión (según se define más adelante), con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de las Fundaciones.
3. Definiciones principales
Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:
Autorización
Es el consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Autorizado
Son las Fundaciones y todas las personas bajo la responsabilidad de las Fundaciones que, en virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
Formato de Autorización
Es la comunicación generada por las Fundaciones en su calidad de Responsables, mediante la cual se obtiene el consentimiento previo, expreso e informado del Titular y se le informa o recuerda acerca de la existencia de la Política, la forma de acceder a la misma, sus derechos, los datos de contacto de las Fundaciones y las finalidades del Tratamiento.
Base de Datos
Es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización o acceso.
Dato Personal
Es la información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público
Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible
Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o que podría ser usado indebidamente para facilitar su discriminación. Dentro de esta categoría se incluyen los datos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Legitimado
Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan demostrar su condición.
Ley
Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015), la Sentencia C-748 de 2011, la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional y la regulación expedida por el Gobierno nacional en relación con la materia.
Manual
Es el documento interno de las Fundaciones en el cual están consignados las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Ley.
Política
Es el presente documento, que contiene las orientaciones y directrices en relación con la protección de Datos Personales y que incluye, entre otras cosas, (i) identificación del Responsable; (ii) las formas de Tratamiento; (iii) las finalidades de este; (iv) los derechos de los Titulares; (v) los procedimientos para consultas y reclamos a través de los cuales los Titulares pueden ejercer sus derechos, e (vi) información de la persona o dependencia encargada de atender consultas y reclamos de los Titulares.
Responsable
Son las Fundaciones, como personas jurídicas que controlan el Tratamiento de los Datos Personales.
Titular
Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es sujeto del derecho de hábeas data.
Transferencia
Es el Tratamiento que implica el envío de los Datos Personales a un tercero que actúa como Responsable y que se podrá encontrar dentro o fuera del territorio de la República de Colombia. El receptor de los Datos Personales actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.
Transmisión
Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de Colombia para que un Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. El receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política y a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente, en caso de ser necesaria su suscripción.
Tratamiento
Es toda operación o procedimiento realizado sobre los Datos Personales, incluyendo sin limitación su recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, indexación, perfilamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, anonimización, evaluación, bloqueo y destrucción, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos y otros medios que sirvan al efecto.
4. Principios
En todo Tratamiento realizado por las Fundaciones, los Encargados y/o terceros a quienes se les Transmitan Datos Personales, se dará cumplimiento a los principios establecidos en la Ley y en esta Política. Estos principios son:
Acceso restringido
Las Fundaciones no podrán hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo a las personas Autorizadas.
Circulación restringida
Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de las Fundaciones que cuente con autorización para ello o que dentro de sus funciones tenga a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la debida Autorización o la suscripción de un contrato de Transmisión, en caso de ser necesaria su suscripción.
Confidencialidad
El Tratamiento deberá someterse a requisitos de confidencialidad y, por tanto, las personas que intervengan en el mismo deberán mantener la reserva de la información en todo momento.
Consentimiento
El Tratamiento requiere la Autorización, que podrá ser obtenida por cualquier medio permitido por la Ley incluyendo, pero no limitado a conductas inequívocas. Se conservará evidencia de la Autorización.
Datos Sensibles y diligencia
Los Datos Sensibles que se recolecten en las actividades de las Fundaciones deberán ser Tratados con diligencia para preservar su integridad.
Finalidad
Toda actividad de Tratamiento debe ser consistente con las finalidades legítimas mencionadas en este Política, finalidades que deben ser informadas al Titular al momento de obtener su autorización.
Integridad
El Dato Personal sometido a Tratamiento debe corresponder a la información suministrada por los Titulares. Las Fundaciones deberán completar, corregir o actualizar los Datos Personales a solicitud de los Titulares. Las Fundaciones aplicarán esfuerzos razonables para evitar el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos o que induzcan a error, y para mantener la integridad y veracidad de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos.
Seguridad
Las Fundaciones deberán disponer de las medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad razonables de los Datos Personales, con el fin de evitar la adulteración, modificación, consulta, eliminación, o uso de y/o acceso fraudulento a los Datos Personales por personas no Autorizadas. Las Fundaciones ajustarán el Tratamiento de Datos Personales a los estándares de seguridad que indiquen las autoridades competentes.
Temporalidad
Las Fundaciones no usarán los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad informada al respectivo Titular. Las Fundaciones también aplicarán medidas tendientes a asegurar la supresión de los Datos Personales cuando se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que exija que los Datos Personales se conserven en las Bases de Datos.
Transparencia
Cuando el Titular lo solicite, las Fundaciones le darán acceso a los Datos Personales solicitados.
5. Tipos de Datos Personales y formas en que se recolectan
La información que las Fundaciones obtienen y Tratan incluye, pero no se limita a los siguientes tipos de información:
– Información que obtienen al registrar nuevos proveedores y contratistas, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido de los funcionarios, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.
– Información que obtiene de potenciales trabajadores y de personas que emplea, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, nacionalidad, género, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.
– Información que obtiene al registrar nuevos Titulares y/o Estudiantes de un crédito educativo, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, nacionalidad, género, estado civil, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono, fax, información laboral e información educativa.
– Información de familiares de estudiantes y/o responsables de créditos educativos que estos proporcionan, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, dirección de correo electrónico, teléfono.
– Información de registro que los Estudiantes y/o Responsables proporcionan cuando ingresan información a la página de internet y demás canales electrónicos de las Fundaciones, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, documento de identidad, teléfono y correo electrónico.
– Información de aspirantes a las becas que otorgan las Fundaciones e información de becados que estos proporcionan, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono, estado civil, fax e información educativa.
– Información de familiares de aspirantes o beneficiarios de becas que estos proporcionan, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono, estado civil, fax e información laboral.
– Información de codeudores que estos suministran, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.
6. Tratamiento y almacenamiento
Los Datos Personales podrán ser almacenados y alojados en Colombia y en el exterior. El almacenamiento de los Datos Personales podrá ser encargado a un tercero que podrá estar domiciliado en un país diferente a Colombia. En cualquier caso, las Fundaciones velarán por que los Datos Personales sean Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
7. Tratamiento y finalidades
Las Fundaciones, en el curso de sus actividades, recolectarán, utilizarán, administrarán, almacenarán, analizarán, anonimizarán, indexarán, segmentarán, realizarán perfiles, transmitirán, transferirán y realizarán diversas operaciones con los Datos Personales. Los Datos Personales Tratados por las Fundaciones deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:
Tratamiento de Datos Personales de aspirantes y becados
Realizar perfiles de los aspirantes y becados.
Adelantar el proceso de estudio y otorgamiento de becas.
Enviar información sobre novedades y noticias.
Enviar información sobre los servicios de las Fundaciones, como también sobre actualizaciones a los mismos y a sus políticas.
Llevar a cabo análisis estadísticos de los datos recolectados.
Realizar análisis estadísticos, y encuestas de satisfacción y calidad del servicio.
Realizar análisis de riesgos crediticios y actividades de control y prevención de lavado de activos.
Tratamiento de Datos Personales de trabajadores y colaboradores
Realizar análisis de riesgos crediticios y actividades de control y prevención de lavado de activos.
Realizar actividades para vincular, entrenar y evaluar individuos; llevar a cabo actividades para el bienestar social de los trabajadores y programas de salud ocupacional; expedir certificaciones laborales; suministrar referencias laborales; administrar la nómina y hacer pagos de seguridad social.
Almacenar datos personales de los trabajadores con posterioridad a la terminación del contrato laboral para cumplimiento de las normas de seguridad social, para la prevención de delitos, y para efectos judiciales eventuales.
Tratamiento de Datos Personales de Aspirantes (Estudiantes) y/o Responsables del crédito
Realizar indagación del perfil del aspirante o responsable
Realizar proceso de consulta del aspirante o responsable ante la entidad avaladora (Refinancia/Fenalco o Fenalco Valle)
Obtener de la entidad avaladora respuesta sobre la aprobación o negación del crédito
Legalizar crédito con firmas y huellas de los aspirantes y/o responsables
Recopilar datos personales del responsable para trámites del Seguro de Vida
Enviar información diaria o reportes a las Universidades sobre los créditos aprobados
Enviar o entregar información sobre los servicios de las Fundaciones e información referente a los créditos otorgados
Enviar datos básicos semestralmente para obtener lista de créditos preaprobados de la entidad avaladora
Datos Personales enviados por posibles aspirantes y/o responsables a la página WEB de la Fundación
Enviar información sobre servicios y condiciones del crédito a solicitar a través de nuestra página web
Enviar información sobre servicios y condiciones del crédito a solicitar a través de correo electrónico
Tratamiento de Datos Personales – finalidades comunes a todos los Titulares
Construir bases de datos.
Detectar, investigar y prevenir actividades que puedan violar las políticas de las Fundaciones o la Ley.
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la adecuada administración de registros comerciales, corporativos y contables de las Fundaciones.
Adelantar campañas de actualización de datos para garantizar la integridad de los mismos.
Realizar las actividades necesarias para administrar las solicitudes y reclamos presentados por los Titulares y dirigirlos a las áreas encargadas de emitir las respuestas correspondientes.
Realizar análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
Enviar notificaciones de las modificaciones y cambios a esta Política, así como solicitar nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
Implementar canales de comunicación con becados, aspirantes, proveedores y otras personas (naturales o jurídicas) relevantes para el desarrollo de la actividad de las Fundaciones.
8. Derechos de los Titulares
De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:
Actualización
Actualizar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de las Fundaciones para mantener su integridad y veracidad.
Conocimiento y Acceso
Conocer y acceder a sus Datos Personales almacenados por las Fundaciones o los Encargados. Este acceso se permitirá de forma gratuita según solicitud.
Prueba
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a las Fundaciones, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 (artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015).
Queja
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad y acudido en primera instancia a las Fundaciones.
Rectificación
Rectificar la información y los Datos Personales que estén bajo el control de las Fundaciones.
Revocación
Solicitar la revocatoria de la Autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con las Fundaciones, que implique que los Datos Personales deban permanecer en las Bases de Datos de las Fundaciones.
Solicitud
Presentar solicitudes ante las Fundaciones o los Encargados respecto del uso que les han dado a sus Datos Personales.
Supresión
Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de las Fundaciones, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con las Fundaciones, que implique que los Datos Personales deban permanecer en las Bases de Datos de las Fundaciones.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación válido. Los niños, niñas y adolescentes podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.
9. Datos Sensibles
En el marco de sus actividades mercantiles, las Fundaciones pueden recolectar y Tratar Datos Sensibles, que incluyen, pero no se limitan a los siguientes:
Biométricos
Huellas dactilares.
Salud
Historia clínica e información sobre salud, en el caso de los trabajadores de las Fundaciones y los responsables de los créditos para el seguro de vida.
Otros Datos Sensibles
Género, raza.
Los Datos Sensibles serán Tratados con la diligencia razonable correspondiente posible y estándares de seguridad. El acceso a los Datos Sensibles será limitado para salvaguardar la privacidad de los mismos, por lo cual solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
La Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional y enteramente facultativa para el Titular, por lo cual el Titular puede no Autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles y esa decisión será respetada por las Fundaciones. Ninguna actividad podrá condicionarse al suministro de Datos Sensibles.
10. Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes por parte de las Fundaciones solo podrá hacerse en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes o que lo reemplacen, y con sujeción a los requisitos establecidos por la normatividad aplicable.
Las siguientes medidas se tendrán en cuenta cuando se Traten Datos Personales de niños, niñas y adolescentes:
– Notificación a los padres sobre las prácticas que las Fundaciones implementa en relación con los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, incluyendo los tipos de Datos Personales que se recolectarán, las formas de Tratamiento, las finalidades que se perseguirán con el Tratamiento y si la información será compartida y con quién.
– Se obtendrá la Autorización de los niños, niñas y adolescentes y de sus padres o tutores para para realizar el Tratamiento de los Datos Personales de los primeros.
– Únicamente se recolectarán o Tratarán los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes que sean estrictamente necesarios, de acuerdo con la respectiva finalidad que se pretenda conseguir.
– Se permitirá a los padres tener acceso o la posibilidad de solicitar el acceso a los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, como también la posibilidad de solicitar que se rectifiquen o se supriman.
11. Autorización
Previo a cualquier Tratamiento, la Autorización debe ser obtenida. Para ello, las Fundaciones, sus trabajadores y terceros Autorizados deberán abstenerse de recolectar y Tratar los Datos Personales si el Titular no ha suscrito la respectiva Autorización. Además, las Fundaciones, sus trabajadores y terceros Autorizados deberán conservar una copia de la Autorización para consultas futuras.
12. Área de Protección de Datos Personales
Las Fundaciones cuenta con una dependencia encargada de la recepción y atención de consultas y reclamos relacionados con Datos Personales: [**]. Dicha dependencia tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley, el Manual y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
* Recibir, tramitar y responder todas las solicitudes de los Titulares, incluyendo solicitudes como:
– solicitudes de actualización de sus Datos Personales;
– solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales;
– solicitudes de supresión de Datos Personales;
– solicitudes de revocatoria de la Autorización cuando de acuerdo con la Ley proceda esa revocatoria;
– solicitudes de información sobre el Tratamiento dado a sus Datos Personales;
– solicitudes de información sobre las finalidades del Tratamiento; y
– solicitudes para obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
* Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
* Asegurar la protección de los Datos Personales.
* Asegurar la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de las Fundaciones.
* Registrar las Bases de Datos administradas por las Fundaciones en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar dicho registro cuando sea necesario.
Los datos de contacto de la persona o área a cargo son:
Dependencia, persona y/o área encargada de los asuntos de protección de datos
Área Comercial
Dirección de correo electrónico
comercialart@fundacionesmichelsen.org
Teléfono
2170485-2492265
Dirección
Calle 73 # 10-10, Of 210
13. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares
13.1 Consultas
Las Fundaciones recibirán y abordarán las consultas del Titular y Legitimados relativas a:
– ¿Cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de las Fundaciones?
– ¿Cuál es el Tratamiento al cual están sujetos los Datos Personales?
– ¿Cuáles son las finalidades que se pretende satisfacer?
Tales consultas deberán ser enviadas por escrito a la dirección de correo electrónico establecida en la sección 12 de esta Política. Las Fundaciones guardarán prueba de la consulta y su respuesta.
Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:
– La identidad del Titular o del Legitimado. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación original del Titular y los poderes especiales o generales, según sea el caso.
– La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento por parte de las Fundaciones.
Igualmente, señalará la fecha en la cual fue recibida la consulta por las Fundaciones.
Si el solicitante demuestra capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de las Fundaciones. Una vez recopilada la información, la persona a cargo le dará acceso a tal información al Titular.
El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello y sea el Titular del Dato Personal, Legitimado, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud, incluyendo toda la información necesaria del solicitante, haya sido recibida por las Fundaciones en el correo electrónico establecido en la Sección 12 de esta Política. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en ese término, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y se le indicará la fecha en la que se atenderá la consulta, fecha que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta definitiva a cualquier consulta no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial, incluyendo toda la información necesaria del solicitante, sea recibida por las Fundaciones en el correo electrónico establecido en la Sección 12 de esta Política.
13.2 Reclamos
Las Fundaciones recibirán y resolverán reclamos formulados por el Titular, los Legitimados o los representantes de menores de edad respecto de:
– Datos Personales Tratados por las Fundaciones que deban ser objeto de corrección, actualización o supresión.
– El presunto incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de las Fundaciones según la Ley.
Tales reclamos deberán ser enviados por escrito a la dirección de correo electrónico establecida en la Sección 12. Las Fundaciones guardarán prueba del reclamo y su respuesta.
El reclamo deberá ser presentado por el Titular o los Legitimados así:
– Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
– Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión).
– Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
– Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer como soporte.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, las Fundaciones requerirán al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de las Fundaciones no es competente para resolverlo, dará traslado al Área de Protección de Datos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará sobre dicha circunstancia al reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de las Fundaciones donde reposen los correspondientes Datos Personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las Fundaciones guardarán prueba del reclamo y su respuesta, en caso de que sea necesaria su consulta posterior.
14. Vigencia
Esta Política empezará a regir el 1 de Junio de 2017. Los Datos Personales serán Tratados durante el tiempo necesario para el desarrollo de las finalidades del Tratamiento establecidas aquí y aquellas autorizadas por los Titulares.
15. Modificaciones
Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por las Fundaciones y hará parte de los contratos que celebren las Fundaciones, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de las Fundaciones y/o correos electrónicos. Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:
– Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos.
– Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso las Fundaciones obtendrán una nueva Autorización.